Từ hộ kinh doanh đến doanh nghiệp: ‘Ông chủ’ cần chú ý những điểm sau để thuận buồm xuôi gió
Đánh giá nhu cầu và lựa chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp
Trước khi thực hiện sự chuyển đổi, chủ hộ kinh doanh cần xác định rõ mục tiêu phát triển trong thời gian tới như mở rộng quy mô, tăng nhân sự, hợp tác với đối tác lớn hay huy động vốn. Đây là cơ sở để lựa chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp với nhu cầu và định hướng hoạt động.
Theo Luật Doanh nghiệp, các loại hình phổ biến gồm công ty TNHH một thành viên, công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty cổ phần, công ty hợp danh và doanh nghiệp tư nhân.
Mỗi loại hình có sự khác nhau về cơ cấu tổ chức, quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu, thành viên hoặc cổ đông, cũng như cách huy động vốn và phạm vi trách nhiệm về tài sản của chủ sở hữu, thành viên hoặc cổ đông theo quy định pháp luật.
Rà soát tình trạng pháp lý của hộ kinh doanh
Trước khi chuyển sang mô hình doanh nghiệp, chủ hộ nên rà soát toàn bộ tình trạng pháp lý của hoạt động kinh doanh hiện tại. Các thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, ngành nghề, địa điểm kinh doanh và những giấy phép chuyên ngành cần được kiểm tra để bảo đảm thông tin chính xác và không còn tồn tại những vấn đề pháp lý chưa được xử lý.
Bên cạnh đó, cần rà soát các hợp đồng đang có hiệu lực với khách hàng, nhà cung cấp, đối tác, đơn vị vận chuyển hoặc tổ chức tín dụng; hồ sơ lao động và bảo hiểm nếu có sử dụng người lao động; hồ sơ về nhà xưởng, máy móc, phương tiện, hàng tồn kho và các tài sản khác.
Kiểm tra và hoàn thành nghĩa vụ thuế
Thuế là một trong những nội dung cần được xử lý ngay từ giai đoạn chuẩn bị chuyển sang mô hình doanh nghiệp. Chủ hộ nên kiểm tra tình trạng kê khai, nộp thuế, các khoản còn phải nộp, tiền chậm nộp hoặc tiền phạt nếu có.
Việc rà soát cũng cần bao gồm tình trạng sử dụng hóa đơn điện tử, các hóa đơn đã lập, các giao dịch và chứng từ còn liên quan đến hoạt động của hộ kinh doanh và những nội dung cần xử lý khi chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh.
Quy định về hóa đơn, chứng từ hiện được điều chỉnh bởi Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, bổ sung, do đó cần căn cứ quy định có hiệu lực tại thời điểm thực hiện. Nếu đang sử dụng lao động, chủ hộ cũng nên kiểm tra các nghĩa vụ liên quan đến tiền lương và bảo hiểm.
Chuẩn bị đầy đủ thông tin đăng ký doanh nghiệp
Sau khi xác định mô hình, chủ hộ cần chuẩn bị các thông tin cơ bản để đăng ký doanh nghiệp như tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính, ngành nghề kinh doanh, vốn điều lệ, người đại diện theo pháp luật và thông tin về thành viên hoặc cổ đông góp vốn.
Trong đó, tên doanh nghiệp cần được tra cứu trước trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để hạn chế nguy cơ trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký trước đó. Tên doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định về đặt tên theo Luật Doanh nghiệp, trong đó có các quy định về những trường hợp bị cấm hoặc hạn chế khi đặt tên doanh nghiệp.
Đối với địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp phải đăng ký địa chỉ cụ thể, rõ ràng và bảo đảm có quyền sử dụng hợp pháp. Trụ sở cần có đầy đủ thông tin theo quy định. Đồng thời, việc sử dụng địa điểm làm trụ sở phải phù hợp với các quy định pháp luật có liên quan.
Chuẩn bị hệ thống kế toán và quản trị doanh nghiệp
Đây là thay đổi quan trọng mà chủ hộ kinh doanh không nên xem nhẹ. Khi bước sang mô hình doanh nghiệp, việc quản lý doanh thu, chi phí, tài sản, công nợ, hàng tồn kho, dòng tiền, hóa đơn và chứng từ cần được tổ chức chặt chẽ và có hệ thống hơn.
Chuyển từ hộ kinh doanh lên doanh nghiệp vì thế không nên được nhìn nhận đơn thuần là một thủ tục hành chính. Đây là bước chuyển về cách tổ chức, pháp lý và quản trị hoạt động kinh doanh. Chuẩn bị càng kỹ về pháp lý, tài chính, thuế và bộ máy vận hành, doanh nghiệp càng có nền tảng thuận lợi để mở rộng quy mô và duy trì hoạt động ổn định.
